“ஐயோ… இன்னைக்கு ஒரு நாளுக்கு 24 மணி நேரம் பத்தலையே!”, “ஆலவலக வேலைக்கே நேரம் சரியா இருக்கு, இதுல பர்சனல் லைஃப் எங்க இருக்கு?” – இந்த அங்கலாய்ப்பு இல்லாத உழைப்பாளர்களே இன்று இல்லை. நேர மேலாண்மை (Time Management) என்பது ஏதோ டைரியில் குறித்து வைத்து டிக் செய்யும் பழைய காலம் மலை ஏறிவிட்டது.
இன்றைய டிஜிட்டல் யுகத்தில் நாம் இயந்திரம் போல உழைக்க வேண்டிய அவசியமில்லை; நமக்கு உதவியாக இயந்திரங்களை (AI Productivity Tools) வேலை செய்ய வைக்கலாம். செயற்கை நுண்ணறிவு (AI) டூல்களைப் பயன்படுத்தி, உங்களது அன்றாட வேலைப் பளுவைக் குறைத்து, நேரத்தை எப்படி மிகச் புத்திசாலித்தனமாக மிச்சப்படுத்தலாம் என்று பார்ப்போம்.
தானாகவே நேரத்தை ஒதுக்கும் ‘ஸ்மார்ட் கேலெண்டர்கள்’ (AI Calendars)
நாமெல்லாம் காலையில் எழுந்து “இன்னைக்கு என்னென்ன செய்யணும்?” என்று யோசித்து ஒரு டூ-டூ லிஸ்ட் (To-do list) எழுதுவோம். ஆனால், அதை எந்த நேரத்தில் செய்வது என்ற குழப்பத்திலேயே பாதி நேரம் போய்விடும்.
- மோஷன் (Motion) மற்றும் ரீக்ளைம் (Reclaim.ai): இவை சாதாரண கேலெண்டர்கள் அல்ல. உங்களிடம் இருக்கும் வேலைகள், அவற்றின் முக்கியத்துவம் (Priority), மற்றும் டெட்லைன் (Deadline) ஆகியவற்றை மட்டும் இதில் உள்ளிட்டால் போதும். இந்த ஏஐ டூல்கள் உங்களது கேலெண்டரைக் கணக்கிட்டு, எந்த வேலையை எப்போது செய்ய வேண்டும் என்று தானாகவே டைம்-பிளாக் (Time-blocking) செய்துவிடும்.
- ஒருவேளை நடுவில் ஏதேனும் அவசர மீட்டிங் வந்தால், உங்களது மற்ற வேலைகளை இந்த ஏஐ தானாகவே அடுத்தடுத்த நேரத்திற்கு மாற்றி அமைத்துக் கொள்ளும் (Auto-rescheduling). நீங்கள் எப்போது, என்ன செய்ய வேண்டும் என்ற தினசரி குழப்பத்தை இது முற்றிலும் தீர்த்துவிடும்.
மீட்டிங் நேரத்தை பாதியாகக் குறைக்கும் ஏஐ உதவியாளர்கள்
அலுவலகத்தில் ஒரு மணி நேரம் நடக்கும் மீட்டிங்கில், நமக்கான வேலை வெறும் 5 நிமிடமாகத்தான் இருக்கும். மீதி நேரம் மற்றவர்கள் பேசுவதைக் கேட்டுக்கொண்டே நம்முடைய பொன்னான நேரம் வீணாகும்.
ஸ்மார்ட் டிப்: ஃபயர்ஃபிளைஸ் (Fireflies.ai) அல்லது ஆட்டர் ஏஐ (Otter.ai) போன்ற டூல்களை உங்களது ஜூம் (Zoom) அல்லது கூகுள் மீட் (Google Meet) மீட்டிங்குகளில் இணைத்துவிட்டால், அவை ஒட்டுமொத்த மீட்டிங்கையும் கவனித்து அப்படியே உரையாக (Transcription) மாற்றிவிடும். அதுமட்டுமின்றி, அந்த மீட்டிங்கின் முக்கிய சுருக்கம் (Summary) மற்றும் ‘யார் யார் என்ன வேலை செய்ய வேண்டும்’ (Action items) என்ற விபரத்தையும் சில நொடிக் குறிப்புகளாக உங்களுக்குக் கொடுத்துவிடும். இதனால் தேவையில்லாத மீட்டிங்குகளில் அமர்வதை நீங்கள் தவிர்க்கலாம்.
இன்பாக்ஸைச் சுத்தமாக்கும் ஏஐ மெயில் டூல்கள்
காலையில் லேப்டாப்பைத் திறந்தாலே நூற்றுக்கணக்கில் தேங்கிக் கிடக்கும் மெயில்களைப் பார்த்துப் பலருக்கும் தலைவலி வந்துவிடும். இதில் எதற்கு முதலில் பதிலளிப்பது என்ற முடிவெடுப்பதிலேயே நம்முடைய காலை நேர ஆற்றல் வீணாகிறது.
- ஆல்ஃப்ரெட் (alfred) மற்றும் ஹேஹெல்ப் (HeyHelp): இந்த ஏஐ டூல்கள் உங்களது இன்பாக்ஸை முழுமையாக ஸ்கேன் செய்து, எவை மிக முக்கியமான மெயில்கள், எவை விளம்பரங்கள் என்று பிரித்துத் தந்துவிடும்.
- அதுமட்டுமின்றி, வந்திருக்கும் மெயில்களுக்கான பதில்களையும் உங்களது பாணியிலேயே (Draft replies) அதுவே தயார் செய்து வைக்கும். நீங்கள் அதைச் சரிபார்த்துவிட்டு ‘செண்ட்’ (Send) கொடுத்தால் மட்டும் போதும். மெயில் மேனேஜ்மென்ட் நேரத்தை இது 70% வரை குறைக்கும்.
பெரிய வேலைகளை உடைக்கும் மந்திரக்கோல்
சில நேரங்களில் ஒரு பெரிய ப்ராஜெக்ட் அல்லது வேலையைக் கையில் எடுக்கும்போது, “இத எப்போ, எப்படி ஆரம்பிக்கிறது?” என்ற பயத்திலேயே நாம் அந்த வேலையைத் தள்ளிப்போடுவோம் (Procrastination).
- கோப்ளின் டூல்ஸ் (Goblin.tools) அல்லது சானர் ஏஐ (Saner.ai): இந்த டூல்களிடம் உங்களது பெரிய இலக்கை (உதாரணமாக: “ஒரு புதிய வெப்சைட் உருவாக்க வேண்டும்” அல்லது “வீட்டை சுத்தம் செய்ய வேண்டும்”) என்று கூறினால் போதும். அது அந்தப் பெரிய வேலையை மிகச் சிறிய, எளிமையான குட்டி குட்டிப் பணிகளாக (Micro-tasks) உடைத்துக் கொடுத்துவிடும். சிறிய வேலைகளை ஒவ்வொன்றாக முடிப்பது நமக்கு எளிதாக இருக்கும் என்பதால், சோம்பேறித்தனம் பறந்து போய்விடும்.
ஏஐ டூல்கள் என்பவை நம்முடைய வேலையைப் பிடுங்கிக் கொள்ளும் எதிரிகள் அல்ல; அவை நம்முடைய நேரத்தை மீட்டெடுத்துத் தரும் டிஜிட்டல் நண்பர்கள். இந்தத் தொழில்நுட்பங்களைச் சரியாகப் பயன்படுத்தப் பழகிக்கொண்டால், வாரத்தில் குறைந்தது 10 முதல் 15 மணி நேரங்களை உங்களால் எளிதாக மிச்சப்படுத்த முடியும். அந்த நேரத்தை உங்களது குடும்பத்தினருக்கோ அல்லது உங்களது தனிப்பட்ட ஆரோக்கியத்திற்கோ நீங்கள் தாராளமாகச் செலவிடலாம்!
