ஒரு ஊழியரை வேலையை விட்டு அனுப்புவது என்பது நிறுவனத்திற்கும் சரி, அந்த ஊழியருக்கும் சரி, ஒரு கடினமான சூழல் தான். ஆனால், அந்த நேரத்தில் வழங்கப்படும் ‘பணிநீக்கக் கடிதம்’ (Termination Letter) என்பது வெறும் சம்பிரதாயம் மட்டுமல்ல; அது ஒரு சட்ட ஆவணம். இதை எழுதும் போது நிறுவனங்கள் செய்யும் சிறிய தவறுகள் கூட, பின்னாளில் பெரிய சட்டச் சிக்கல்களை (Legal Risks) ஏற்படுத்தலாம்.
நிறுவனங்கள் செய்யும் முக்கியத் தவறுகள் (Common Gaffes):
- அதிகப்படியான உணர்ச்சிவசப்படுதல்:
“நாங்கள் மிகவும் வருந்துகிறோம்” (We regret to inform) அல்லது “இது எங்களுக்குக் கடினமான முடிவு” போன்ற வார்த்தைகளைப் பயன்படுத்துவதைத் தவிர்க்க வேண்டும். இது கேட்க நன்றாக இருந்தாலும், சட்டரீதியாகப் பார்க்கும்போது, நிறுவனம் ஏதோ தவறு செய்துவிட்டது போன்ற அல்லது குற்றவுணர்ச்சியில் இருப்பது போன்ற தோற்றத்தை இது ஏற்படுத்தும். கடிதம் எப்போதும் உணர்ச்சிகரமானதாக இல்லாமல், ‘நடுநிலையாக’ (Neutral) இருக்க வேண்டும்.
- மொட்டையான காரணம்:
“வேலை செட் ஆகவில்லை” (Things aren’t working out) என்று பொதுவாகச் சொல்வது ஆபத்தானது. ஏன் நீக்குகிறீர்கள்? வருகைப் பதிவு (Attendance) பிரச்சனையா? அல்லது நிறுவனத்தின் விதிமுறை மீறலா (Policy Violation)? என்பதைத் தெளிவாகவும், சுருக்கமாகவும் குறிப்பிட வேண்டும். அதே சமயம், 10 பக்கத்திற்கு விளக்கம் அளித்து உங்களை நீங்களே தற்காத்துக்கொள்ளவும் தேவையில்லை.
- தகவல் பிழை:
ஊழியர் பணியிலிருந்து விடுபடும் தேதி (Effective Date), கடைசி மாத சம்பளம் மற்றும் செட்டில்மென்ட் (Final Pay) எப்போது கிடைக்கும், பி.எஃப் (PF/Benefits) விவரங்கள், மற்றும் நிறுவனத்திற்குத் திருப்பிக் கொடுக்க வேண்டிய பொருட்கள் (லேப்டாப், ஐடி கார்டு) பற்றிய தகவல்களைக் குறிப்பிடத் தவறுவது மிகப்பெரிய தவறு.
சிறந்த பணிநீக்கக் கடிதம் எப்படி இருக்க வேண்டும்?
- நேரடித்தன்மை (Direct Statement): கடிதத்தின் ஆரம்பமே, “இந்தத் தேதியிலிருந்து உங்கள் பணி முடிவடைகிறது” என்று தெளிவாக இருக்க வேண்டும்.
- ஆதாரம் (Clear Reason): பணிநீக்கத்திற்கான காரணத்தை, நிறுவனத்தின் பாலிசி அல்லது ஊழியரின் முந்தைய எச்சரிக்கைக் கடிதங்களுடன் (Prior Documentation) இணைத்துக் குறிப்பிட வேண்டும். (உதாரணமாக: “தொடர் விடுப்பு காரணமாக, பிரிவு 4.2-ன் படி நடவடிக்கை எடுக்கப்படுகிறது”).
- சட்ட ஆலோசனை: செயல்திறன் குறைவு அல்லது ஒழுங்கு நடவடிக்கை காரணமாக ஒருவரை நீக்கும்போது, அந்தக் கடிதத்தை ஒருமுறை HR அல்லது சட்ட வல்லுநரிடம் (Legal Counsel) காட்டிச் சரிபார்ப்பது நிறுவனத்தைப் பாதுகாக்கும்.
முடிவுரை:
பணிநீக்கக் கடிதம் என்பது கோபத்தை வெளிப்படுத்தும் இடமல்ல; அது உண்மையை உரக்கச் சொல்லும் ஒரு ஆவணம். தெளிவான, கண்ணியமான மற்றும் சட்டரீதியாகச் சரியான கடிதமே நிறுவனத்தின் நற்பெயரைக் காக்கும்.